tulevaisuuden toimistotila

Millainen on tulevaisuuden toimistoympäristö?

Vuoden 2020 aikana työelämä on kokenut melkoisen myllerryksen, sellaisella intensiteetillä mitä tuskin kukaan osasi odottaa. Työmatkat ovat vain kaukainen muisto, digitaaliset alustat ovat korvanneet fyysiset kohtaamiset ja työt hoidetaan kotoa käsin – oli siellä työskentelytiloja tai ei. Verkkarit ja kauluspaita-combo on businesspukeutumisen kuuminta hottia ja korkokengillä kävely täytynee monen opetella uudestaan. Mielenkiintoinen kysymys onkin, miten kaikki tämä vuoden aikana koettu vaikuttaa yritysten toimintaan? Mistä käsin teemme töitä jatkossa, millaisia ovat tulevaisuuden toimistoratkaisut? Vuosi 2020 pakotti yritykset muuttamaan toimintatapojaan, mutta murros on kytenyt pinnan alla jo pitkään.

Onko paluuta entiseen lainkaan tiedossa?

Näin vuoden lopussa on hyvä aika vilkaista hieman kristallipalloon ja käyttää ennustusapuna emoyhtiömme kotimaata Norjaa ja siellä hiljattain tehtyä tutkimusta (Department of Transport Economics, TØI) . Monet yritykset suuntaavat katseensa jo aikaan jälkeen Covid-19 ja huomioonotettava asia onkin, että suuri osa työntekijöistä ei halua palata tismalleen entisenlaiseen toimistoelämään. Vaikka kotitoimistojen ergonomia keittiöntuoleineen ja läppärin näyttöineen harvoin on priimaa, on kotoa käsin työskentelyssä etunsa. Ajansäästö ja sitä kautta jokapäiväisen stressin sekä kiireen väheneminen mainitaan merkittävänä hyötynä. Kotoa käsin ei kuitenkaan haluta työskennellä joka päivä. Mahdollisuus etätyöhön tuo kuitenkin kaivattua joustoa elämään. Toki etätyö on ollut monelle jo arkea aikana ennen pandemiaa, mutta yllättävän moni yritys ei tätä mahdollisuutta aktiivisesti tarjonnut.

Vain aika näyttää, tuleeko moderneista ja uusista työtilaratkaisuista uusi normi. On kuitenkin varmaa, että paluu tismalleen entisenlaiseen toimistotyöskentelyyn tulee päivä päivältä haastavammaksi. Tämä -yllättäen ja pyytämättä – tapahtunut digiloikka on pakottanut etätöitä viimeiseen asti vastustavat yrityksetkin hellittämään periaatteitaan.  Mielenkiintoista onkin, kun ensi vuonna aletaan tutkia etätyön seurauksia. Mitkä olivat plussat ja miinukset, laskiko vai nousiko työteho?

Hybridi toimistoratkaisu on tullut jäädäkseen

Ehkä relevantein ratkaisu tulevaisuuden työskentelylle on ns. hybriditoimisto, jossa osa työstä tehdään toimistolla ja osa kotoa käsin.Tämä vaihtoehto ottaa huomioon paljon arvostetun jouston, kuitenkin mahdollistaen myös face-to-face tapaamiset. Tekeekö tällainen ratkaisu meistä kuitenkin vähemmän tehokkaita työntekijöinä? Vastaus on ei, tutkimuksen mukaan 74% vastaajista kokee työskentelevänsä kotoa käsin vähintään yhtä tehokkaasti kuin toimistoltakin. Oikeastaan mikään ei toistaiseksi puhu sen puolesta, että mahdollisuus joustavaan etätyöhön olisi pois työtehosta. Suuret IT yhtiöt, kuten Google ja Amazon liputtavat etätyön puolesta ja työntekijät ovatkin olleet suuren osan vuotta pelkästään etänä.

Täysi etäily on kuitenkin tutkimuksen mukaan suurelle enemmistölle liikaa. Työntekijät kaipaavat parempia työtiloja sekä sosiaalista kanssakäymistä työkavereiden kanssa vain kotoa käsin työskennellessään. Mieluisinta onkin, jos työntekijä voi vapaasti valita päivät, jolloin saapuu toimistolle tai on etänä. Toimistolla hoituvat asiakastapaamiset, yhteistyöprojektit, workshopit jne, kun taas kotitoimistopäivät voisi pyhittää keskittymistä vaativalle työskentelylle, jossa kaivataan omaa rauhaa. Monesti suurta keskittymistä vaativat, jopa raskaat työtehtävät hoituvat kotona parissa tunnissa, kun keskeytymisiä täynnä olevassa toimistoympäristössä niihin käytettävä aika helposti vähintään tuplaantuu. Se, jos jokin on tehokasta työskentelyä!

Tulevatko perinteiset toimistotilat tiensä päähän?

Jos ja kun hybridimallin toimistot yleistyvät, johtaa se myös puolityhjiin tiloihin. Tämä puolestaan johtaa siihen, että yritykset alkavat jakaa toimistotiloja keskenään ja täten säästävät rahaa. Toinen vaihtoehto on, että perinteisen mallista, pysyvää toimistotilaa ei ole lainkaan ja tässä säästetty budjetti käytetään johonkin muuhun. Tästä on nähty jo esimerkkejä Suomessakin.

Yritykset antavat työntekijöilleen rahallisen avustuksen, jonka he voivat käyttää buukatakseen itselleen haluamansa työskentelytilan lähellä kotiaan. Kysyntä tälle ratkaisulle synnyttää myös uudenlaista tarjontaa markkinoilla, toimistohotelleja ja co-working tiloja. Yksi esimerkki toimistohotelli/co-working tiloista on syksyllä 2020 Helsinkiin avattu Valo-hotelli.

Peilaa työtiloja yrityksen kulttuuriin ja työn tekemisen tapoihin

Fakta kuitenkin on, että harva yritys tulee -ainakaan ihan heti – luopumaan pysyvistä toimistotiloista. Suuri kysymys onkin, miten saada toimistoista paikkoja, jonne tullaan mielellään ja turvallisin mielin? Viimeisin suuri trendi on ollut huonetoimistoista avokonttoreihin siirtyminen, eivätkä kaikki ole suuntausta purematta nielleet.

Sen sijaan, että menisi vain trendien mukana, kannattaakin miettiä millaiset tilat ihan aidosti sopivat juuri teidän yrityksessä tehtävälle työlle? Avotila voi olla trendikäs ja kustannustehokas, mutta jos työn luonne vaatii yksityisyyttä tai täyttä keskittymistä onko se paras malli? Toimistotiloja miettiessä kannattaa miettiä työntekijän polkua ( kuvainnollisesti), jota hän arjessaan kulkee ja jonka varrelle työtehtävät osuvat. Mitä työntekijä tarvitsee, jotta jokapäiväinen polku olisi mahdollisimman sujuva kulkea? Myös ekologisuus on megatrendi, joka toimistosuunnittelussa kannattaa ottaa huomioon.

 Jokaisella pilvellä on myös se hopeareunus; tämä vuosi on opettanut, että olemme paljon sopeutuvampia ja luovempia kuin äkkiseltään ajattelisi.Mikä ikinä tulevaisuuden toimistoratkaisu tuleekaan olemaan, me pärjäämme ja sopeudumme siihen kyllä!

 

17. joulukuuta 2020